Dématérialisez la saisie des notes de frais avec l'ERP HexaOpale
La saisie des notes de frais s'effectue en mode web dans le logiciel ERP HexaOpale. Les objectifs sont les suivants:
- Affecter les Frais par nature, sur affaire ou centre de coût:
- les natures de frais sont paramétrables (Repas, hotel, Km parcourrus...) ce qui permet de plafonner le montant remboursé en fonction de zones de déplacement, ou catégorie de salariés par exemple. La TVA associée peut être calculée automatiquement et/ou saisie et indiquée comme récupérable (avec taux de réfaction éventuel)
- Transmettre ces informations à la comptabilité générale, analytique et éventuellement au service paie.
- Rembourser le collaborateur par virement sur un compte bancaire qui peut être différent de celui de la paie.
- La refacturation de ces frais soit à une société du groupe soit à un client extérieur est automatisée.
La saisie est décentralisée (chaque salarié saisit ses propres frais). Lorsque celle-ci est terminée, il verrouille sa saisie.
- Cependant certaines personnes définies peuvent saisir les frais de plusieurs salariés (cas des assistantes).
- L'intégration des cartes affaires est disponible.
- Un circuit de validation est mis en place afin de ne comptabiliser que les NDF validées partiellement ou en totalité.
- Une personne peut avoir plusieurs notes de frais pour une même période.
- Une note de frais est multi devise.
- Le comptable peut procéder à autant de traitement et règlement de notes de frais qu’il souhaite dans le mois. Les éventuelles avances viennent en déduction du paiement de la note de frais.