Enregistrer les commandes client simples ou complexes
Le module Gestion commerciale permet d'enregistrer les commandes clients, simples ou complexes, pour alimenter le carnet de commande. Il est possible d'intégrer automatiquement les devis gagnés à partir du module étude ou de saisir les commandes selon des scénarios pré-paramétrés : cette aide à la saisie initialise automatiquement les valeurs de certains champs, créé l'analytique et fait gagner du temps.
La duplication de commande est aussi possible pour les commandes récurrentes.
Des documents peuvent être joints à la commande (attestations légales, bon de commande, PV de recette....). Ils seront consultables à tout moment et partagés avec les utilisateurs autorisés.
L'Interface est intuitive et personnalisable selon les besoins spécifiques de chaque entreprise.
Saisie des clients
Les Clients sont décomposables en sites de « Commande » et site de « Facturation ». Cette différentiation est effective grâce au code SIREN associé au code NIC du site du client.
Chaque client dispose de « Conditions de Référence » qui lui sont applicables pour toute contractualisation :
- l'identité du client et son n° de TVA, les contacts chez le client
- ses caractéristiques de gestion : devise, langue, modalités de remise, transport, codes statistiques
- les conditions de facturation, la gestion des relances, et le traitement dans le reporting
- la gestion des garanties (SFAC, Coface ...)
Analytique affaires
Le suivi du prix de revient d'une affaire se fait à partir des codes analytiques créés (sous-affaires) pour décomposer les différentes phases de cette affaire :
- Dans le cas d'une affaire simple, vous aurez un seul code analytique égal à votre numéro d'affaire.
- Dans le cas d'une affaire complexe, vous pourrez créer autant de codes analytiques que de phases que vous souhaitez analyser ou bien autant de codes analytiques que l'allotissement du marché public qui vous a été attribué :
- par exemple la phase d'étude, la phase de conception, la phase de réalisation
- ou bien lot 1, lot 2, lot 3 ou tranche ferme, tranche conditionnelle etc...
C'est vous qui décidez du détail que vous souhaitez obtenir pour analyser votre prix de revient !
Chaque dépense (achats, temps passés, coûts matériel, notes de frais...), ou chaque recette (facturation) sera imputée sur un code analytique de l'affaire, permettant ainsi une constitution automatique de son résultat global ou détaillé ainsi que le calcul des travaux en cours.
Facturation
La facturation HexaOpale est conçue pour répondre aux besoins spécifiques de votre métier :
- Gestion des demandes d'acompte, Avances forfaitaires, retenue de garantie....
- Facturation simple, Situations de travaux selon l'avancement du chantier ou projet, facturation à l’achèvement.
- Gestion des factures de sous-traitance à paiement direct que vous pourrez rapprocher de vos situations de travaux pour distinguer la part propre que vous aurez à encaisser de la part sous-traitée qui sera payée directement à vos sous-traitants par votre client.
- Facturation récurrente planifiée ou sur jalon.
Nos Editions standard possèdent une entête et un pied de page personnalisables par simple paramétrage. Les mentions légales sont paramétrables et garantissent une parfaite conformité avec la législation actuelle et à venir.
- Comptabilisation automatique: la comptabilisation de toutes les factures éditées 'définitivement' est automatique, par traitement de nuit, ou bien immédiatemment, à la demande.
Balance âgée
La balance âgée est un document comptable qui classe les créances clients d'une entreprise qui ne sont pas soldées en fonction du délai de retard de règlement. Il est utilisé comme jauge et outil de pilotage pour connaitre et évaluer les retards de paiement des clients, et leur évolution dans le temps.
La balance âgée organise toutes les factures clients impayées en fonction de leur durée de retard, elle est généralement divisée en intervalles tels que 1-30jours, 31-60 jours, +60jours de retard.
Les intervalles de retard sont paramétrables dans Hexaopale : Ce paramétrage permet d’éditer le solde du compte client par affaire/facture avec les informations de créances par date d'échéance et/ou date de facture, ainsi que les prévisions d’encaissements.
Les ventilations des créances sont gérées par intervalles de mois (12 maximum). Certains comptes complémentaires (par exemple Provision pour dépréciation, clients douteux..) peuvent être ajoutés (5 maximum).
L’analyse de l’évolution dans le temps de la balance âgée vous aide à identifier quels clients peuvent devenir des clients à risque, et à chercher en interne des raisons à cette augmentation (moins de relances clients, problèmes de qualité, hausse des litiges, etc…)
Suivi des créances impayées et actions de recouvrement
Pour toute entreprise, un suivi performant de la trésorerie est crucial. Bien que chronophage et parfois délicat, un processus régulier de traitement des relances clients vous permet :
- d'améliorer vos délais d'encaissement
- d'éviter les imprévus et d'améliorer vos flux de trésorerie
- de limiter les impayés
- de maintenir la relation client en cas de litige ou de problème temporaire
HexaOpale vous propose un processus entièrement paramétrable par Société/Entité ou Agence et langue pour effectuer efficacement vos relances :
4 Niveaux de relance sont possibles, correspondant chacun à une lettre de relance dont le texte, l'entête et le pied de page sont personnalisables :
- Pré relance (niveau P) : factures non échues (15 Jours avant l'échéance)
- Relance niveau 1 : Retard de 15 jours, par exemple
- Relance niveau 2 : Retard de 30 jours, par exemple
- Relance niveau 3 : Retard de 45 jours, par exemple
Une Définition du niveau de relance MAXIMUM par Client : 0 pour aucune relance. L'Exclusion possible de certains comptes non relançables : par exemple ‘clients douteux’ 416100 et 413101 clients effets reçus.
Une proposition de relance permettant l'analyse du solde client de manière détaillée et l'enregistrement des actions préalables effectuées par téléphone ou visite client (détection de litige commercial, difficulté temporaire de votre client....).
Une édition en masse des relances, avec historisation possible des relances au niveau de la facture qui vous sera indispensable en cas de contentieux. Dans le climat économique actuel, où chaque paiement compte, s’appuyer sur des pratiques de relance éprouvées est la clé pour non seulement survivre mais prospérer.