Des fonctionnalités conçues pour
un pilotage optimal de vos affaires 

Gestion des études

Le module de gestion des Études de l'ERP HexaOpale a été développé en collaboration avec nos clients du secteur BTP/TP.

Il propose des fonctionnalités complètes depuis l'intégration de l'appel d'offre et le chiffrage de l'étude jusqu'à l'exécution du chantier et sa facturation. Il est adapté à vos besoins que vos études soient simples ou complexes, ou que vous traitiez des marchés à bon de commande.

Gestion des temps

La Gestion des Temps et Activités (GTA) permet de collecter et suivre les temps de travail par salariés, activités, chantiers / projets ou centre de coûts.

Avec HexaOpale , les managers ou conducteurs de travaux peuvent à tout moment consulter le détail des pointages par compagnon et par jour et valider les pointages.

Ordres de mission

Le module WEB 'gestion des ordres de missions' permet de centraliser l'ensemble des demandes de déplacement formulées par les manager, chefs de projet, commerciaux ou dirigeants de l'entreprise.

Une démarche qui rentre dans la « duty of care » de l'entreprise et dans sa politique interne de voyages.

Notes de frais

Le module notes de frais permet de dématérialiser la saisie des notes de frais grâce à l'ERP. La saisie des notes de frais s'effectue en mode web dans le logiciel ERP HexaOpale.

Les objectifs sont multiples: affecter les frais par nature, transmettre ces informations à la comptabilité générale, analytique et éventuellement au service paie, rembourser le collaborateur, refacturer les frais de manière automatisée.

Congés et absences

Le module Absences et Télétravail permet de gérer de manière optimale l'organisation de vos services et réunions: saisie du télétravail, gestion des congés et absences, planning absences et télétravail, validation des congés et absences, alimentation automatique de la feuille de temps pour les congés validés, gestion du CET et validation RH, interface vers la paie.

Gestion du matériel

HexaOpale permet de suivre et gérer votre parc matériel avec un seul outil.

Centralisez l'affectation de vos ressources et simplifiez la planification de vos engins, véhicules et matériel de chantier: fiches matériel, suivi des Km, maintenance, alertes mail pour fin de location, dépassement kilométrage etc..., mutation de matériel, planification, localisation, gestion des carburants, refacturation aux chantiers, budget, éditions.

Gestion des achats

Le module Achat couvre l'ensemble des processus du cycle achats-finance (P2P): demande d'achat, appels d'offres, commande, réception, contrôle qualité, gestion des factures de biens et services, règlement des factures.

Le module propose des workflow paramétrables selon vos processus.

Dans le cadre de la facturation électronique, un SAS permettant de rapprocher vos réceptions avec les factures fournisseurs transmises à notre ERP, par votre PDP est disponible.

Gestion de stocks

Le logiciel ERP HexaOpale offre une traçabilité complète des mouvements de stock et une gestion de stock multi-sites, multi-entrepôts et multi-emplacements.

Les performances des fournisseurs peuvent être mesurées grâce à un processus de contrôle qualité et de gestion des incidents.

Gestion commerciale

Le module Gestion commerciale permet d'enregistrer les commandes clients, simples ou complexes.

Les devis gagnés peuvent être importés automatiquement depuis le module étude. Des scénarios pré-paramétrés sont également disponibles pour aider à la saisie des commandes

L'Interface est intuitive et personnalisable selon les besoins spécifiques de chaque entreprise.

Pilotage des affaires et chantiers

L'ERP HexaOpale offre une gestion d'affaires native dédiée au pilotage des chantiers, des affaires et des projets.

Le pupitre de pilotage apporte une vision synthétique de l'arborescence du chantier.

Cet outil collaboratif partagé est un support décisionnel entre Conducteurs de travaux/ Chefs de chantier / Direction des Opérations / DAF.

Comptabilité générale et analytique

La gestion comptable du logiciel ERP HexaOpale offre une visibilité globale sur les comptes de votre entreprise.

Elle permet de réaliser la totalité de vos tâches comptables et financières. Une comptabilité analytique est liée à la comptabilité générale: aucun écart de résultat.

Tous les flux de gestion se traduisent par des écritures: répartition des frais généraux, constatation d'avancement, etc...

Comptabilité auxiliaire

La comptabilité auxiliaire intégrée à l'ERP HexaOpale propose des fonctionnalités étendues pour la gestion comptable des tiers et de la TVA: balance âgée clients, suivi des créances clients impayées et actions de recouvrement, bon à payer, blocage des factures fournisseurs, campagnes de règlement fournisseurs, analyse des soldes fournisseurs et prévisions de décaissement, règlement des notes de frais, gestion de la TVA, virements ponctuels, rapprochements bancaires.

Contrôle budgétaire

Frais, projets, R&D et reporting dans votre ERP. HexaOpale permet d'associer un budget révisable à une section de frais, avec des outils d'aide à leur élaboration et des possibilités de regroupement.

Les outils de reporting permettent de comparer systématiquent le réalisé du budgété, respectant le caractère regroupé ou détaillé de la saisie du budget.

HexaOpale permet aussi de gérer la répartition des frais généraux, les budgets d'affaire, et le reclassement des frais d'études ou R&D.

Reporting

Le module Reporting permet l'édition d'états de reporting de fin de mois, notamment des situations d'affaires et des situations comptables et financières.

Les états du module Reporting sont paramétrables.

Gestion des immobilisations

L'ERP HexaOpale gère les immobilisations "Société" (achetées) et les immobilisations en location financière et permet ainsi de gagner en visibilité sur toutes vos immobilisations.

Facturation intra-groupe et intra-société

Ce module permet la refacturation de frais (hors affaires), selon une organisation paramétrable.

Le périmètre du module couvre: les clients externes (au groupe), les clients internes au groupe, les clients internes de la société émettrice (d'une entité vers une autre entité).

La facturation interne au groupe fonctionne même en multi-bases.

Interopérabilité

L’ERP HexaOpale s’intègre de manière fluide avec les outils utilisés par votre entreprise. Il propose des interfaces entrantes et sortantes permettant de communiquer avec les logiciels métier du marché.

Croissance externe

L’ERP HexaOpale permet de reprendre les données issues de la base de données des entreprises nouvellement acquises et de les intégrer dans votre système d’information : données des principaux référentiels, écritures comptables, immobilisations.

Vous bénéficiez d’un accompagnement de nos consultants et de notre équipe technique. Notre expertise s’applique aussi aux opérations de restructuration ou évolutions internes au sein de votre groupe.

GED et workflow

HexaOpale permet une gestion documentaire avancée par son système de méta tags, un classement personnalisable des documents et une recherche multicritères.

Des documents internes ou externes peuvent être liés aux principaux écrans des processus HexaOpale.

Des alertes sur la validité des documents, des habilitations sécurisées, ainsi que des workflows paramétrables peuvent être mis en place pour fluidifier les processus.

Indicateurs (KPI)

Le module KPI propose différents type d’indicateurs paramétrables associés au profil de l’utilisateur par paramétrage : indicateurs simples de type widget, indicateurs de performance paramétrables par domaine et objectifs, indicateurs de pilotage.

Droits d'accès

Dans un ERP, tous les utilisateurs n’ont pas besoin du même niveau d’accès. Le module Hexaparam permet aux Administrateurs de créer les utilisateurs à partir d'un matricule et de gérer le rattachement de ceux-ci à un rôle, un profil, et de leur attribuer un mot de passe et des entités de travail autorisées.

Personnalisation

L’interface de l’ERP HexaOpale est personnalisable selon vos besoins, votre langue et vos préférences.

Le tableau de bord est personnalisable en fonction du profil utilisateur.

Le vocabulaire est modifiable selon votre métier (ex : affaire, projet, chantier, commande).

Les écrans sont paramétrables et apportent un environnement de travail propre à chaque utilisateur.

Le fonctionnement des processus est adaptable selon vos besoins spécifiques.