Une traçabilité complète des mouvements de stock
Le logiciel ERP HexaOpale permet une gestion des stocks multi-sites, multi-entrepôts et multi-emplacements.
Un entrepôt ou magasin peut être logique (sans gestion de stockage) ou physique (avec stockage ou magasin de consignation géré pour un tiers)
Les articles stockés sont gérables par N° de série, Lot/Péremption assurant ainsi la traçabilité complète des mouvements de stock. Les mouvements de stock sont valorisés au PMP (prix moyen pondéré).
Un processus de contrôle qualité et de gestion des incidents permet de contrôler et mesurer les performances de vos fournisseurs et de mettre en place les actions correctives adaptées.
Entrée en stock
Les entrées en stock s'effectuent après réception d'une commande de marchandises imputée sur 'Magasin'. Si l'article commandé est soumis à contrôle qualité à la réception, ce contrôle devra être effectué avant l'entrée en stock. Cette transaction vous permettra :
- D'effectuer le choix des emplacements de stockage de l'article.
- De saisir les numéros de série des articles ou de saisir les numéros de lot et date de péremption selon le mode de gestion de l'article.
Une entrée en stock provoque :
- L’actualisation du stock physique.
- Le calcul du PMP des articles entrés en stock.
- L’enregistrement d’une trace comptable du mouvement.
Expressions de besoins et réservations de stock
L’utilisateur créé l’expression de besoin (Demande de sortie de stock) pour 1 seul magasin, plusieurs articles. La demande peut être imprimée directement à l'entrepôt ou lui être envoyée par mail, pour préparation et livraison à l'atelier demandeur ou bien sur le chantier.
L'utilisateur sera alerté en cas de rupture de stock et pourra éventuellement remplacer l'article demandé par un équivalent disponible.
La sortie de stock sera effectuée en une ou plusieurs fois selon les disponibilités de stock. Les reliquats éventuels seront traités dès réapprovisionnement du stock et l'expression de besoin, une fois totalement pourvue, sera soldée.
Il est également possible de réserver des marchandises pour approvisionner un chantier ou un projet en particulier. Le stock disponible potentiel tiendra compte des quantités réservées.
Mouvements de stock et transfert inter-sites
Des procédures particulières permettent en outre de :
- Réintégrer en stock des marchandises non utilisées sur un chantier ou en atelier.
- Transférer des marchandises d'un magasin à un autre magasin logique ou physique.
Retours fournisseurs
Cette transaction permet de générer une réception négative, lorsqu'une marchandise réceptionnée est non conforme à la commande ou détériorée. La marchandise de remplacement pourra ainsi être réceptionnée sur la commande initiale ou bien, en cas d'avoir, le retour fournisseur sera rapproché de cet avoir.
Procédures d'inventaires
Le programme d’inventaire permet d’effectuer des inventaires globaux ou tournants et/ou journalier automatiques avec sélection aléatoire des articles à compter :
- Chaque inventaire concerne un magasin ou tous les magasins d’une entité ou tous les magasins d’une Société.
- L’inventaire peut être total ou partiel.
- Il est possible de différencier l’inventaire de l’exercice des autres inventaires.
- Il est possible de calculer la provision pour dépréciation des stocks.
- Les écarts d’inventaire sont comptabilisables (ajustement de quantités suite à l'inventaire physique et/ou de PMP).
-
Une fois l'inventaire terminé, le programme de calcul de l'inventaire :
- Réactualisera les PMP de l’inventaire après correction.
- Réactualisera la classe de l’article et la désignation.
- De régénérera –avec la saisie des différences- l'état valorisé de l'inventaire.
Comptabilisation des provisions pour dépréciation
Les produits en stock sont répartis en plusieurs classes (A,B,C) mémorisées dans l'article :
- Produits normalement approvisionnés
- Produits correspondant à des normes de fabrication (ou à une technologie ) plus anciennes…
- Pour chacune de ces classes, des coefficients de dépréciation différents sont appliqués.
- Les produits d’une classe sont classés par indice en fonction de leur durée probable d’écoulement.
- Par exemple :
- Indice 0 : moins de 6 mois
- Indice 1 : de 6 à 18 mois…
- Les durées d’écoulement sont calculées en rapportant le stock disponible au moment de l’inventaire à la consommation (sorties réelles) de l’exercice écoulé.
- Le montant de la provision pour dépréciation des stocks est calculé en appliquant à chaque article inventorié un coefficient, fonction de la classe de l’article et de son indice d’écoulement.
Comptabilisation des mouvements de stock
Le système génère une écriture par jour de mouvement pour le montant total au crédit du compte analytique du magasin mouvementé, une écriture par ligne de sortie au débit du compte soit des affaires, soit des centres de coût, soit –pour les ajustements d'inventaire, mise au rebut et autres régularisations du compte analytique défini dans la nature de sortie
Suggestions de réapprovisionnement
Ce traitement permet de calculer les quantités à réapprovisionner pour un magasin ou tous les magasins, un groupe/famille/sous-famille d'article ou une catégorie d'article, en tenant compte du stock disponible potentiel et des consommations moyennes.
Des formules de calcul personnalisables (stock de sécurité et stock maxi , seuil, quantité économique de commande, écart type) peuvent être utilisées pour affiner les suggestions de réapprovisionnement.