Une gestion complète du cycle achats-finance (P2P)
Le module Achat d'HexaOpale couvre l'ensemble des processus du cycle de vie achats-finance (P2P) : demande d’achat, appels d'offres, commande, réception, contrôle qualité, gestion des factures de biens et services, règlement des factures.
Des workflows paramétrables selon vos processus, peuvent être mis en place au niveau des DA et/ou des commandes pour contrôler les engagements de dépenses par rapport au budget prévu disponible.
Les réceptions peuvent être comptabilisées, permettant le calcul automatique des factures non parvenues.
Dans le cadre de la facturation électronique, nous vous proposons un SAS permettant de rapprocher vos réceptions avec les factures fournisseurs transmises à notre ERP, par votre PDP. Cet écran vous permet de visualiser l'image de la facture, de contrôler les données qui seront comptabilisées (compte collectif, HT, TVA, Echéance, mode de règlement, IBAN, comptes de charge), d'effectuer un rapprochement avec tout ou partie de vos réceptions et de comptabiliser d'éventuels écarts pour le montant maximum autorisé (paramétrable).
La comptabilisation des factures fournisseurs est automatique ; un workflow de validation, paramétrable selon vos processus, est associé pour vous permettre de donner votre accord de paiement sur ces créances. Les campagnes de règlements fournisseurs traitent les factures totalement validées par échéance et génèrent les fichiers bancaires en fonction du mode de règlement fournisseurs (virement SEPA, VCOM SEPA, Billet à ordre, chèques....) pour mise à disposition de ces fichiers dans votre outil bancaire. Les statuts associés au cycle de vie des factures fournisseurs sont conservés en historique et transmis à votre PDP lors du paiement des factures pour le traitement du e_reporting. Un export de la piste d'audit est disponible depuis la réception de la facture dans l'ERP jusqu'à son paiement.
Fournisseurs
L’identifiant d’un fournisseur est : UN NUMERO FOURNISSEUR = UN SIRET = UN ETABLISSEMENT = UNE ADRESSE DE COMMANDE
Chaque établissement d’un fournisseur, identifié de manière unique en France par son numéro SIRET, possède son propre numéro interne qui correspond à son adresse de commande. Chaque fournisseur a également une seule adresse siège. Les fournisseurs Européens sont identifiés par leur N° de TVA intracommunautaire et les fournisseurs Etrangers par un code DUNS.
Toutefois, un fournisseur peut avoir plusieurs adresses que l’on identifie via la notion de type de fournisseur: commande, facturation et comptabilisation, Règlement, Prospect, super Fournisseur, Neutralisé.
Article
Les articles sont renseignés dans un référentiel unique et sont disponibles pour tous les modules. Les articles sont également communs à toutes les entités et toutes les sociétés.
Fiche article
L’article est identifié par un numéro (de 4 à 20 caractères) et est associé à une arborescence de besoins (groupe, famille, sous-famille). Ses caractéristiques sont précisées dans les différents onglets de la fiche article :
Caractéristiques générales
- L’article est actif ou non en commande, géré ou non en stock, soumis à contrôle qualité lors de la réception (et si oui, lequel), actif en vente.
- Sur quelle nature de dépense seront comptabilisées les achats effectués.
Tarifs fournisseurs
Cet onglet regroupe les données liées à l’approvisionnement de l’article chez UN ou 'n' fournisseurs : prix d’achat chez ces fournisseurs, accord cadre, délai et conditions d’approvisionnement ...
Stock
Si l’article est géré en stock : quel est son magasin de stockage principal, l'emplacement et l'unité de stockage, son mode de gestion (lot, n° de série), les caractéristiques d'inventaire, les seuils de réapprovisionnement (stock de sécurité, mini, maxi).
Unité/dimensions et prix catalogue (optionnels)
Tarifs fournisseurs
Les tarifs fournisseurs peuvent être mis à jour en masse lors du référencement d'un fournisseur ou lors de la renégociation des prix par votre service Achat.
Une opération de la fiche fournisseur permet d'importer un catalogue de prix à partir d'un fichier Excel préalablement renseigné par le fournisseur consulté.
Chaque nouvelle commande sera valorisée avec le tarif actif pour le fournisseur, évitant ainsi les erreurs de valorisation.
Demandes d'achat et workflow
Cette fonctionnalité est destinée à toutes les personnes de l’entreprise qui souhaitent :
- Engager une dépense, que ce soit pour un chantier ou projet, un centre de coût ou un investissement (Demande d'achat)
- Faire une demande de cotation ou devis (Demande de prix)
Le demandeur pourra joindre tous les documents justificatifs à sa demande (devis fournisseur, plans, spécification ...). Seules les DA suivent un circuit de validation électronique et sont affectées manuellement ou automatiquement aux acheteurs, selon votre organisation interne.
Les demandes acceptées sont centralisées sur un pupitre 'Demandes d'achat en instance' accessible aux Acheteurs ou aux Responsables concernés ; Cette vision globale des demandes permet de regrouper les achats de même nature afin d'obtenir de meilleures conditions de prix auprès des fournisseurs.
Les acheteurs pourront ensuite compléter ou modifier les prix des demandes initiales, ajouter une remise négociée, par exemple, et transformer les différents postes de demande d'achats en commande sans ressaisie. Pour la traçabilité, chaque poste de commande est rattaché au poste de DA dont elle est issue. Le demandeur est informé automatiquement par mail du traitement de sa demande.
Commandes fournisseurs et workflow
Les commandes fournisseurs sont générés automatiquement à partir des postes des demandes d'achat ou bien elles sont saisies directement dans l'application. Elles sont imputées analytiquement soit sur une phase de l'affaire ou du chantier, un centre de coût, une immobilisation ou un compte de bilan afin d'alimenter les engagements correspondants. Les commandes peuvent, comme les DA, faire l'objet d'un cycle de validation électronique avant envoi par mail au fournisseur ; le mail qui accompagne votre bon de commande est personnalisable et il est possible de joindre des pièces complémentaires nécessaires à l'exécution de la commande (plans, spécification...). L'acheteur recevra automatiquement une copie du mail.
L'original du bon de commande sera automatiquement archivé dans la GED HexaOpale, comme tout avenant qui pourrait être envoyé ultérieurement au fournisseur.
Gestion de la sous-traitance
Dans la commande client, les sous-traitants partenaires sont déclarés avec le montant total de la part du contrat qui leur sera sous-traitée. Côté achat, cette sous-traitance devra faire l’objet d’une commande fournisseur (ou plusieurs) affectée à cette commande client. Cette déclaration permet d’identifier et de suivre l’avancement des travaux sous-traités qui sera formalisé par une réception.
Réceptions et bons de prise en charge
Cette fonctionnalité permet de :
- Réceptionner des commandes de marchandises en quantité ou bien des prestations en % ou montant d'avancement (sous-traitance par exemple). La réception peut être partielle ou totale.
- Régulariser les commandes effectuées directement sur le chantier, sans commande préalablement saisie dans l'application (cas des carnets à souche par exemple).
- Constater les litiges (écarts de livraison, refus, non conformités de péremption ou absence de certificats obligatoires ...).
- Renseigner une fiche matière pour la traçabilité.
- Joindre tout document justificatif (BL, certificats qualité, notification de réserves...)
Contrôle qualité (Procès Verbaux de Contrôle)
L’opportunité d’effectuer un contrôle qualité est opérationnelle pour tous les produits même non référencés dans le fichier article. Pour les produits référencés, le contrôle principal à effectuer en réception est précisé sur l'article . Des contrôles complémentaires peuvent être demandés à la commande.
Ce contrôle à pour objectif de vérifier de la conformité des articles livrés en regard des spécifications de livraison : Quantité / Conditionnement / Caractéristiques Spécifiques ou cahier des charges à contrôler ...
Les différents types de contrôle sont définis par l’entreprise. Le résultat de ces contrôles est consigné dans un procès verbal attaché au bon de réception.
SAS Factures fournisseurs (Rapprochement réceptions/factures fournisseurs envoyées par la PDP)
Dans le cadre de la facturation électronique, nous vous proposons un SAS permettant de rapprocher vos réceptions avec les factures fournisseurs transmises à notre ERP, par votre PDP. Cet écran vous permet de visualiser l'image de la facture, de contrôler les données qui seront comptabilisées (compte collectif, HT, TVA, Echéance, mode de règlement, IBAN, comptes de charge par poste), d'effectuer un rapprochement automatique ou manuel avec tout ou partie de vos réceptions et de comptabiliser d'éventuels écarts pour le montant maximum autorisé (paramétrable).
Une fois rapprochée en totalité et complétée, la facture sera envoyée en comptabilité, pour qu’elle soit comptabilisée par le traitement de nuit ou à la demande si besoin.
Les statuts de la facture (cycle de vie) sont conservés en historique ainsi que l'identifiant unique de la facture transmis par la PDP lors de l'intégration dans HexaOpale permettant ainsi une traçabilité totale de l'origine jusqu'au paiement de celle-ci.
Bon à payer des factures fournisseurs
Un workflow paramétrable selon vos processus internes est associé automatiquement à chaque facture comptabilisée. Les valideurs et leurs délégataires sont alertés par mail et par un widget 'to do' qui s'affiche sur leur tableau de bord.
L'écran web leur propose automatiquement les factures à valider ainsi que les factures refusées par l'un des valideurs du circuit (une fois le litige réglé, ou l'avoir reçu, la facture pourra être validée). Le PDF de la facture et les commandes associées sont consultables par simple clic. En cas d'acompte déjà versé, un popup indique le solde restant à payer. Lorsque tous les valideurs ont approuvé le règlement d'une facture, celle-ci sera payable lors des campagnes de règlement.
Lorsque tous les valideurs ont approuvé le règlement d'une facture, celle-ci sera payable lors des campagnes de règlement.
