Des fonctionnalités multiples pour votre gestion documentaire
Le module Documents Liés propose des fonctionnalités de gestion documentaire grâce à:
- Un référentiel de Meta tags permettant d’associer automatiquement des mots clés à un document en fonction du paramétrage.
- Un stockage des documents internes ou externes à l'ERP sous forme de fichier ou d’url.
- Un écran de recherche de documents avec filtres multicritères.
Gestion documentaire
Des fonctions GED permettant de:
- Lier des documents internes ou externes aux principaux écrans d’un processus HexaOpale (ex : Affaires, Achats, Ventes, Qualité…). Les formats classiques du marché (PDF, Excel, Word…) sont acceptés.
- Classer des documents dans une arborescence de dossiers paramétrable.
- Consulter ces documents par double clic à partir d’un écran du processus ou de l'écran recherche GED.
- Mettre en place des durées de validité pour certains type de documents (attestations légales par exemple) et de déclencher des alertes mail avant leur fin de validité.
- Gérer des habilitations par type de documents et profil utilisateur (consultation seule, création, modification, suppression ou interdiction d'accès).
Workflows paramétrables
Un workflow de validation, également appelé circuit de validation, est une séquence structurée de tâches entre plusieurs acteurs visant à valider une production, une opération ou un document. Ces processus se retrouvent dans tous les départements d’une entreprise, de la comptabilité aux ressources humaines, en passant par les achats et l’administration des ventes.
Un workflow peut être linéaire ou complexe, séquentiel ou parallèle, dépendant de conditions, décisions, de délais et de modes de validation selon les besoins du processus.
Cette fonctionnalité vous permettra de mettre en oeuvre des workflows 'sur mesure' pour vos différents processus :
Par exemple, dans le domaine Finance et comptabilité : Un workflow de validation des factures fournisseurs à payer, différent selon le type d'achat et le montant de la facture ; la validation totale d'une facture permettra d'autoriser son règlement. les validations ou refus seront conservés en historique pour la piste d'audit. Les erreurs de règlement sont ainsi réduites et vos délais de règlement conformes aux attentes de vos fournisseurs ainsi qu' à la règlementation.
Autre exemple, dans le domaine RH, les demandes de congés de vos collaborateurs seront approuvées électroniquement par les managers ou Responsables de Service. et le salarié sera directement informé par mail grâce au module alerteur.
Alertes
Notre module alerteur permet de piloter l'envoi automatique d'alertes mails à des destinataires fixes ou variables, en fonction d'un évènement déclencheur intervenu au cours d'un processus de l'ERP (Etudes, congés, achats, ventes, comptabilité...).
Chaque alerte est paramétrable :
- L'objet et le corps du mail sont personnalisables en terme de texte et peuvent utiliser des variables.
- Pièces jointes possibles.
- Les destinataires de l'alerte peuvent être fixes ou variables (ou les deux).
- La fréquence de l'alerte (immédiate, quotidienne, hebdomadaire, un jour de la semaine, récapitulative...., rappel automatique).
- L'historisation de l'alerte.
Par exemple : Alerter les valideurs et leurs délégataires lorsque des factures fournisseurs sont en attente de bon à payer.