Comptabilité auxiliaire : tiers et TVA
Les fonctionnalités de ces modules applicatifs sont étendues :
- Auxiliaire Clients: gestion du risque, analyse des créances, prévisions d’encaissements, relevés, gestion du portefeuille d’effets, lettres de relance (trois niveaux et multi-langues) ...
- Auxiliaire Fournisseurs: gestion des blocages de règlements, émission de tous modes de paiement, prévisions de décaissements ...
- Auxiliaire T.V.A.: gestion de la T.V.A. sur encaissement / décaissement, des comptes de T.V.A. par document, proposition de T.V.A. à payer ou à récupérer en fonction des dates d’échéance réelle, comptabilisation automatique de la T.V.A. à payer ou à récupérer, justification du solde des comptes de T.V.A. avec l’en-cours Client ou Fournisseur.
- Auxiliaire autres tiers (personnel et divers): émission de règlements ponctuels, règlement des notes de frais, gestion des cautions bancaires.
Auxiliaires clients
Balance âgée clients
La balance âgée est un document comptable qui classe les créances clients d'une entreprise qui ne sont pas soldées en fonction du délai de retard de règlement. Il est utilisé comme jauge et outil de pilotage pour connaitre et évaluer les retards de paiement des clients, et leur évolution dans le temps.
La balance âgée organise toutes les factures clients impayées en fonction de leur durée de retard, elle est généralement divisée en intervalles tels que 1-30jours, 31-60 jours, +60jours de retard.
Les intervalles de retard sont paramétrables dans Hexaopale : Ce paramétrage permet d’éditer le solde du compte client par affaire/facture avec les informations de créances par date d'échéance et/ou date de facture, ainsi que les prévisions d’encaissements.
Les ventilations des créances sont gérées par intervalles de mois (12 maximum). Certains comptes complémentaires (par exemple Provision pour dépréciation, clients douteux..) peuvent être ajoutés (5 maximum).
L’analyse de l’évolution dans le temps de la balance âgée vous aide à identifier quels clients peuvent devenir des clients à risque, et à chercher en interne des raisons à cette augmentation (moins de relances clients, problèmes de qualité, hausse des litiges, etc…)
Suivi des créances clients impayées et actions de recouvrement
Pour toute entreprise, un suivi performant de la trésorie est crucial ! bien que chronophage et parfois délicat, un processus régulier de traitement des relances clients vous permet de :
- Améliorer vos délais d'encaissement.
- Éviter les imprévus et d'améliorer vos flux de trésorerie.
- Limiter les impayés.
- Maintenir la relation client en cas de litige ou de problème temporaire.
HexaOpale vous propose un processus entièrement paramétrable par Société/Entité ou Agence et langue pour effectuer efficacement vos relances :
4 Niveaux de relance sont possibles, correspondant chacun à une lettre de relance dont le texte, l'entête et le pied de page sont personnalisables :
- Pré relance (niveau P) : factures non échues (15 Jours avant l'échéance).
- Relance niveau 1: Retard de 15 jours, par exemple.
- Relance niveau 2: Retard de 30 jours, par exemple.
- Relance niveau 3: Retard de 45 jours, par exemple.
Une Définition du niveau de relance MAXIMUM par Client : 0 pour aucune relance.
L'Exclusion possible de certains comptes non relançables : par exemple ‘clients douteux’ 416100 et 413101 clients effets reçus.
Une proposition de relance permettant l'analyse du solde client de manière détaillée et l'enregistrement des actions préalables effectuées par téléphone ou visite client (détection de litige commercial, difficulté temporaire de votre client....).
Une édition en masse des relances, avec historisation possible des relances au niveau de la facture qui vous sera indispensable en cas de contentieux.
Dans le climat économique actuel, où chaque paiement compte, s’appuyer sur des pratiques de relance éprouvées est la clé pour non seulement survivre mais prospérer.
Auxiliaires fournisseurs
Bon à payer / Blocage factures fournisseurs
Cette transaction, destinée aux comptables fournisseurs, permet de préparer les campagnes de règlement.
Les factures totalement validées pour paiement pourront être sélectionnées par mode de règlement, échéance, devise... pour constituer un état de la trésorerie nécessaire pour la campagne de règlement et la répartition éventuelle à effectuer sur le pool bancaire de l'entreprise.
Un blocage éventuel pourra être fait par la comptabilité, pour des motifs financiers ou contractuels, même si une facture est réputée 'bonne à payer'.
Campagnes de règlement fournisseurs
Les campagnes de règlement sont multi-devises. Le traitement sélectionne les factures à payer, pour la devise et le mode de règlement sélectionné, jusqu'à l'échéance maximum indiquée lors du lancement de la campagne.
Cet écran permet de sélectionner les devises à régler ainsi que le pool bancaire du traitement, en fonction des disponibilités de trésorerie. On donne ainsi la possibilité de payer une devise à partir d’un ou plusieurs comptes bancaires tenus dans une devise différente.
Une fois la proposition de règlement vérifiée par le comptable, la comptabilisation des règlements pourra être effectuée sans aucune resaisie (Ecriture fournisseur à banque) ; les factures payées seront automatiquement lettrées avec le règlement correspondant.
Pour les règlements par Virement ou VCOM , un dernier traitement génèrera le ou les fichiers (SEPA -XML format pain003 ou pain002) ou non SEPA (virements étrangers) à transmettre à vos banques. En terme de sécurité, ces fichiers peuvent être déposés automatiquement dans un répertoire dédié destiné aux flux bancaires. Le récapitulatif PDF des virements effectués pourra être archivé dans la GED Opale.
Les fournisseurs payés recevront automatiquement un avis de règlement détaillé à l'adresse mail indiquée dans la fiche fournisseur (onglet banques).
D'autres transactions permettent de traiter les campagnes de règlement par chèque (en interface avec un logiciel d'émission de chèque sécurisés ou bien édition de liasse préimprimées) ou billets à ordre (impression des BO à envoyer à vos fournisseurs).
Analyse des soldes fournisseurs et prévisions de décaissement
L'analyse des soldes des balances âgées clients et fournisseurs produit une information qualitative et quantitative sur l’évolution prévisible de la trésorerie d’une société.
Ces deux supports sont complémentaires et vont aider le crédit manager dans sa gestion des comptes de l’entreprise avec une vision globale des retards d’encaissements et de paiements
Auxiliaires personnel et autres tiers
Règlement des notes de frais
Le comptable peut procéder à autant de traitement de notes de frais qu’il souhaite dans le mois. Les éventuelles avances sont proposées automatiquement en déduction du paiement de la note de frais.
Les notes de frais validées en totalité ou partiellement, sont tout d'abord comptabilisées par nature de charge, pour chaque frais, avec un compte '42' en contrepartie ; analytiquement on retrouvera la charge sur l'affaire ou le centre de coût auquel a été imputée la dépense.
Un traitement préparatoire prendra en compte les notes de frais et avances comptabilisées ; les avances peuvent être bloquées lorsqu'il s'agit d'avances permanentes, par exemple, que l'on ne souhaite pas déduire du règlement de la note de frais.
Une proposition de règlement permet au comptable de vérifier l'ensemble des éléments, y compris les références bancaires des salariés qui pourraient être manquantes ou incorrectes. Le traitement définitif permet de générer le fichier de virement SEPA à envoyer à votre banque. Les salariés seront informés par mail du règlement émis en leur faveur.
L'écriture de règlement (banque à compte 42) est automatiquement enregistrée en comptabilité.
Si les notes de frais sont payées sur le bulletin de salaire, une interface peut être mise en place pour envoyer ces éléments à votre outil de paie.
Gestion de la TVA
Gestion de la T.V.A. sur encaissement / décaissement, des comptes de T.V.A. par document, proposition de T.V.A. à payer ou à récupérer en fonction des dates d’échéance réelle, comptabilisation automatique de la T.V.A. à payer ou à récupérer, justification du solde des comptes de T.V.A. avec l’en-cours Client ou Fournisseur.
Trésorerie
Virements ponctuels
Ce processus est complémentaire à celui de la chaîne des règlements fournisseurs et des notes de frais.
Il est fréquemment utilisé pour :
- Payer des avances sur frais aux salariés.
- Régler un fournisseur occasionnel (Tiers), un organisme social ou tout paiement fournisseur exceptionnel intervenant en dehors des campagnes de règlement (acompte à la commande, règlement anticipé....)
Auxiliaires fournisseurs
Rapprochements bancaires
Le rapprochement bancaire consiste à comparer les opérations enregistrées dans les comptes 512 de l'entreprise avec celles figurant sur les relevés bancaires pour valider la concordance des informations. Ce contrôle vous permet de justifier l’existence d’une différence entre le solde de vos relevés bancaires et votre comptabilité.
Notre module permet de mettre en place une intégration automatique de vos relevés bancaires et d'effectuer le rapprochement de manière manuelle ou automatique.
En outre, le rapprochement bancaire facilite :
- L'identification et la réconciliation des encaissements clients prévus.
- L'analyse de vos frais bancaires et agios imprévus.
- La détection des erreurs comptables.
- Le repérage des décalages en terme de date de valeur entre les décaissements et les encaissements, concourant ainsi à l'amélioration de votre trésorerie.
Les éditions de rapprochement peuvent être présentées lors de vos rapports financiers et faciliter la prise de décision.