Dans notre précédent article, nous vous avons donné deux étapes clés pour démarrer votre mise en conformité avec la réforme de la facturation électronique :
- L’audit et la cartographie des flux.
- La compatibilité avec votre ERP et l’élaboration de votre cahier des charges pour choisir votre Plateforme agréée.
Aujourd’hui, nous vous proposons un zoom sur l’annuaire de la facturation électronique.
Pour envoyer et recevoir une facture, vous devrez posséder une adresse électronique de facturation dans cet annuaire : votre Plateforme Agréée est seule habilitée à procéder à cette inscription.
Qu’est ce que l’adresse électronique de facturation ?
Cette adresse est structurée autour du SIREN de l’entité, éventuellement complété par un identifiant de service ou un code interne, selon la répartition souhaitée pour le traitement de vos factures dans votre organisation.
C’est cette adresse qui permet aux Plateformes Agréées d’acheminer automatiquement les factures vers la bonne Entité juridique et le bon Service.
Elle doit être correctement renseignée et synchronisée dans les systèmes de gestion (ERP, outils de facturation) afin d’assurer la continuité du flux de facturation, notamment dans les environnements multi-établissements ou multisites.
Un impératif réglementaire et stratégique
L’adresse de facturation détermine avec précision vers quelle entité ou quel service la facture doit être dirigée.
Dans les organisations multi-sites ou multi-SIRET, ce niveau de granularité conditionne :
- La bonne réception de la facture.
- Son affectation au bon circuit de validation.
- Son intégration/correction dans les outils comptables ou ERP.
- La réception des statuts de cycle de vie.
Une configuration inadéquate de cette adresse dans les Systèmes d’Informations peut entraîner des erreurs de distribution, des rejets ou des délais de traitement. Il est donc essentiel d’anticiper cette structuration dès maintenant, en lien étroit entre les équipes Financières et la DSI.
Intégrer les adresses dans des systèmes interopérables
Avec l’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire, la qualité des données d’adressage devient une condition de conformité.
Les systèmes (ERP, PPF, EDI et Plateforme Agréée) devront gérer des adresses électroniques normées, servant à router la facture et à assurer la réception des statuts de cycle de vie.
Ces adresses, définies dans le format de facture sont obligatoires.
L’adresse électronique du vendeur permet de réceptionner les retours de statuts (déposée, rejetée, refusée, en litige, approuvée, encaissée...)
En centralisant ces adresses dans un référentiel unique interfacé avec les outils internes, l’entreprise :
- Fiabilise la transmission des factures à la bonne entité juridique.
- Évite les anomalies de distribution.
- Sécurise le retour des statuts nécessaires aux traitements comptables et au pilotage des délais de règlement.
Fiabiliser sa trésorerie
Une bonne gestion de la maille d’adressage, notamment dans les environnements multi-filiales, conditionne l’efficacité et la conformité du processus global.
Dans certains secteurs (BTP, services publics, grande distribution), la gestion de référentiels clients à multiples niveaux (facturation siège, service achats, site logistique) impose une vigilance accrue pour éviter toute erreur d’acheminement ou de rattachement juridique.
La mise en place d’une gestion optimisée des statuts des factures présente des avantages indéniables pour les entreprises :
- Améliorer la visibilité et le contrôle sur le processus de facturation.
- Réduire les erreurs et les litiges liés à la saisie des factures.
- Accélérer les délais de paiement.
- Faciliter la déclaration de TVA.
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