L’ERP est le centre névralgique de l’entreprise, regroupant des données stratégiques sur la gestion financière, les clients, les fournisseurs et les processus internes. Si les accès à cet outil ne sont pas strictement contrôlés, les risques de compromission augmentent considérablement.
La mauvaise attribution d’un droit dans un ERP peut exposer des données sensibles ou fausser un processus clé.
Dans un ERP, tous les utilisateurs n’ont pas besoin du même niveau d’accès. Il est donc essentiel de définir des rôles et des profils d’utilisateurs en fonction de leurs besoins métier.
En pratique, cela signifie que les collaborateurs doivent avoir des accès strictement définis en fonction de leur rôle. Un employé du service comptabilité ne devrait pas pouvoir modifier des informations dans le module de gestion des stocks, et un chargé d'affaires ne devrait pas avoir accès aux configurations système de l’ERP.
On peut distinguer plusieurs catégories d’accès :
- Les administrateurs ERP, qui ont un accès total au système, mais dont le nombre doit être strictement limité. Ces profils doivent être réservés aux responsables informatiques ou aux dirigeants ayant un rôle actif dans la gestion du système.
- Les utilisateurs avancés, qui ont des permissions spécifiques leur permettant de modifier des données ou de paramétrer certains aspects du logiciel, mais sans accès aux fonctions critiques de sécurité ou de configuration.
- Les utilisateurs standards, qui ont uniquement accès aux fonctionnalités nécessaires à leur travail, comme la consultation de données ou la saisie d’informations, sans pouvoir modifier des paramètres sensibles (par exemple, l'IBAN d'un fournisseur)
HexaOpale permet une gestion précise des droits d’accès :
Ce sont les administrateurs qui créent les utilisateurs liés avec le matricule des salariés. Ils peuvent ensuite rattacher ceux-ci à un rôle, un profil, leur attribuer un mot de passe et des entités de travail.
HexaOpale gère les habilitations par entité. Un utilisateurs faisant partie d’une société multi-entités ou d’un groupe de société ne pourra accéder qu’aux données des entités qui lui sont autorisées.
Par exemple, dans une société comprenant 5 entités, un comptable pourra être en charge des entités 1,3 et 5 seulement et son confrère sera en charge des entités 2 et 4.
Une gestion des droits d’accès bien structurée clarifie les responsabilités et sécurise l’usage du système :
- Réduction des erreurs opérationnelles : les actions incohérentes ou involontaires sont limitées car chaque salarié agit dans un périmètre clair.
- Renforcement de la sécurité des données : les informations sensibles sont uniquement accessibles aux personnes ayant besoin d’y accéder.
- Responsabilité explicites : il est plus facile d’identifier qui fait quoi et d’auditer les actions
La gestion des droits d’accès dans un ERP permet de contrôler finement qui accède à quelles données et dans quelle entreprise si l’environnement est multi-sociétés.
Elle réduit les risques d’erreurs et d’accès non autorisés. Cela en garantissant la cohérence et la sécurité des informations sur l’ensemble du système.
Enfin, il est important d’auditer régulièrement les droits d’accès des utilisateurs et de s’assurer qu’ils sont toujours adaptés à leurs responsabilités. Lorsqu’un employé change de poste ou quitte l’entreprise, ses accès doivent être immédiatement révisés ou supprimés afin d’éviter toute faille de sécurité.
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