La demande d’achat
La demande d’achat traduit l’expression d’un besoin par un client interne.
Celui-ci effectue une recherche sur un catalogue préalablement approuvé (type Punch-Out) pour identifier les biens ou services nécessaires à ses activités ou bien transfère cette recherche aux Acheteurs si le produit n’est pas encore référencé.
Dès que la DA est complétée, celle-ci est automatiquement envoyée dans un circuit de validation préalablement paramétré en fonction de votre organisation.
Les différents valideurs (Acheteur, Responsable du service, Responsable du budget par exemple) sont alertés par courriel et par l’affichage d’un widget sur leur Tableau de bord, indiquant qu’ils ont des validations à effectuer.
Le nouvel écran de validation des DA a été conçu pour apporter :
- Une meilleure lisibilité des informations
- Une sélection simple des DA restant à valider
- Une sélection du mode de Validation:
- en séquence : Oui, si vous souhaitez tenir compte de l’avis des valideurs précédents (non, sinon)
- Indiquer si vous êtes délégataire actif de l’un des valideurs du circuit
- Visualiser le détail de la DA grâce à un Lien cliquable ainsi que les documents qui lui sont rattachés
- Visualiser l’avancement du circuit de validation
La Validation ou le refus s’effectuent en 1 clic.
Les commandes fournisseurs
Lorsque la demande d’achat est totalement approuvée, elle est transformée en bon de commande qui sera transmis au fournisseur par courriel.
Si vous n’utilisez pas les DA ou souhaitez appliquer un workflow d’approbation uniquement au niveau de la commande, le nouvel écran de validation des commandes vous apportera tous les éléments nécessaires à une prise de décision :
- Nouvelle ergonomie
- Visibilité accrue sur les demandeurs et bénéficiaires de l’achat
- Consultation rapide de la commande
- Montant engagé
- Avancement du circuit de validation
Les acheteurs seront informés immédiatement de la validation d’une commande afin d’envoyer celle-ci au fournisseur.
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