Pourquoi personnaliser les échanges avec vos fournisseurs?

• Développer une bonne gestion des relations fournisseurs avec une bonne communication et une bonne collaboration pour faciliter la gestion de litiges qui perturberaient la chaîne d’approvisionnement. 

• Transmettre le bon de commande au fournisseur avec les documents contractuels associés

Un bon de commande est une demande formelle de biens ou de services, détaillant tous les éléments, des articles et quantités spécifiques aux prix et dates de livraison convenus.  

Un bon de commande devient un contrat juridiquement contraignant uniquement lorsque le vendeur accepte les termes énoncés dans le document.

Cette acceptation peut se faire par une confirmation ou accusé réception de commande que le fournisseur signe et renvoie à l'acheteur, mentionnant et acceptant explicitement les conditions du bon de commande. C'est la méthode la plus claire et la plus juridiquement valable.

La nouvelle fonctionnalité de l’écran commande vous permet d’assurer la traçabilité et l’archivage de ces échanges :

Vous pourrez ainsi:

• Personnaliser le mail accompagnant l’envoi de la commande au fournisseur
• Ajouter des pièces jointes en plus du bon de commande (Conditions générales d’achat, formulaire d’accusé réception à retourner par le fournisseur, cahier des charges ou spécifications techniques requises pour l’exécution de la commande etc…)
• Ajouter automatiquement l’acheteur en copie de l’envoi (traçabilité des échanges)
• Ajouter des contacts fournisseurs aux destinataires ou des contacts internes en copie
• Archiver automatiquement l’original de la commande passée dans la GED interne d’HexaOpale (traçabilité pour la piste d’Audit) ; bien entendu ces documents seront consultables à tout moment dans le futur, par exemple lors de la réception des biens ou prestations commandés.
• Envoyer un duplicata si le fournisseur vous le demande
• Ajouter un avenant à la commande

Notre logiciel ERP automatise la création et l'approbation des bons de commande, le suivi des confirmations fournisseurs et même le rapprochement des factures avec le bon de commande initial, la ou les réceptions, réduisant ainsi les erreurs et garantissant un flux de travail fluide et vérifiable. Cette transformation numérique renforce la valeur juridique de vos documents et vous offre un meilleur contrôle de vos dépenses.

Contactez-nous pour en savoir plus !